Reglur um um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila taka gildi 1. febrúar 2018

Þann 1. febrúar 2018 taka gildi nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila, nr. 85/2018.

Reglurnar eru settar á grundvelli 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þær hafa verið staðfestar af ráðherra og auglýstar í Stjórnartíðindum.

Afhendingarskyldir aðilar skulu skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt í eina eða fleiri skrár og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.

Samkvæmt Skjalastefnu Reykjavíkurborgar 2015 - 2020  sem samþykkt var í borgarráði 10. september 2015 þá bera forstöðumenn stofnana/sviðsstjórar/forstjórar fyrirtækja ábyrgð á skjalavistun þeirra stofnana/sviða/fyrirtækja sem þeir veita forstöðu.

Með setningu reglnanna er nú í fyrsta skipti kveðið sérstaklega á um hvaða upplýsingar afhendingarskyldir aðilar skuli skrá um mál, annars vegar, og málsgögn, hins vegar, sem eru eða hafa verið til meðferðar hjá þeim.

Í reglunum eru tilgreindar lágmarkskröfur varðandi skráningu upplýsinga um einstök mál og lágmarkskröfur varðandi skráningu upplýsinga um málsgögn hjá afhendingarskyldum aðilum.