Afhendingarskyldir aðilar
Skil borgarstofnana og fyrirtækja til Borgarskjalasafns Reykjavíkur
Á fundi borgarstjórnar Reykjavíkur þann 7. mars 2023 var ákveðið að verkefni Borgarskjalasafns Reykjavíkur og safnkostur yrði færður til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið Borgarskjalasafn lagt niður í núverandi mynd. Borgarskjalasafn og Þjóðskjalasafn hafa unnið aðgerðaráætlun um tilfærslu á verkefnum og safnkosti Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns. Á þessari vefsíðu má finna upplýsingar og tímasetningar um verkefnið.
Stofnanir, embætti og fyrirtæki á vegum Reykjavíkurborgar eru því nú skilaskyld til Þjóðskjalasafns Íslands og er almennt miðað við að skjölum sé skilað þegar þau hafa náð 30 ára aldri.
Frágangur skjalasafnsins þarf að vera samkvæmt kröfum Þjóðskjalasafns Íslands að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.
Með skjalaafhendingunni þurfa að fylgja margvíslegar upplýsingar um skjölin eða skjalaafhendinguna. Fyrir utan svokallaða geymsluskrá, sem er skrá yfir hin afhentu skjöl, þarf t.d. að fylgja stutt greinargerð um sögu stofnunarinnar. Geymsluskrá skal afhenda bæði á pappír og tölvutæku formi.
Nánar má lesa um
Þrír mikilvægustu þættir við frágang og skil skjalasafna eru:
Skráning og frágangur skjala
Skráning og frágangur skjalasafna er mikilvægur þáttur og skipta miklu máli fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Borgarskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og kassa. Starfsmenn Borgarskjalasafns geta komið borgarstofnunum af stað í frágangi skjalaafhendinga.
Grisjun skjala hjá afhendingarskyldum aðilum
Afhendingarskyldum aðilum er samkvæmt 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna sem settar eru á grundvelli laga um opinber skjalasöfn eða á grundvelli sérstaks lagaákvæðis.
Eyðing skjala er fyrst og fremst nauðsynleg af hagnýtum ástæðum. Umfang gagna í nútímasamfélagi, á pappír eða á rafrænu formi, er umfangsmikið og kostnaðarsamt ef varðveita á öll skjöl. Við mat á varðveislugildi skjala er ávallt horft til upplýsingagildis og hvort að upplýsingar varði réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar eða sögu íslensku þjóðarinnar. Þá er einnig horft til þess hvort að upplýsingar í skjölum er að finna á fleiri stöðum og hvort skjölin sem óskað er eftir að eyða hafi tímabundið gildi fyrir afhendingarskylda aðilann.
Grisjunarbeiðni
Ef ekki liggja fyrir reglur um eyðingu tiltekinna skjala eða skjalaflokka, og ekki er til staðar sérstakt lagaákvæði um eyðingu, þarf afhendingarskyldur aðili að fá samþykkt þjóðskjalavarðar fyrir skjölum sem hann vill eyða, hvort sem þau eru á rafrænu formi eða á pappír. Til þess að sækja um eyðingu skjala þarf að fylla út sérstakt eyðublað, grisjunarbeiðni, og senda til Þjóðskjalasafns ásamt staðfestingu forstöðumanns.
Aðilar sem eru afhendingarskyldir til héraðsskjalasafns þurfa að senda með grisjunarbeiðni mat viðkomandi héraðsskjalavarðar um þau skjöl sem óskað er eftir að eyða. Þjóðskjalasafn hefur á vef sínum birt sniðmát sem héraðsskjalaverðir geta notað og breytt eftir hentugleika.
Þegar grisjunarbeiðni hefur borist Þjóðskjalasafni fara skjalaverðir safnsins yfir beiðnina, meta upplýsingarnar sem koma fram í henni og kalla eftir nánari upplýsingum eftir atvikum. Þegar allar upplýsingar liggja fyrir er beiðnin lögð fyrir þjóðskjalavörð til meðferðar og samþykkir þjóðskjalavörður eða hafnar beiðninni eftir atvikum.
Afhending skjala
Áður en skilaskyldur aðili afhendir skjöl til Borgarskjalasafns skal hafa samband við safnið og ákveða afhendingarferlið og þurfa starfsmenn Borgarskjalasafns að samþykkja frágang skjala og geymsluskrá, áður en sending fer af stað.
Ef skjöl er send Borgarskjalasafni illa frágengin, áskilur safnið sér rétt að taka gjald fyrir frágang þeirra
Nánari leiðbeiningar og eyðublöð er að finna í bæklingi Þjóðskjalasafns Íslands: Afhending skjala og gerð geymsluskrár sem hægt er að sækja sem PDF skjal hér að neðan. Bæklingurinn fæst einnig á skrifstofu Þjóðskjalasafns.