Leiðbeiningar og ráðgjöf

Þjóðskjalasafn Íslands hefur það hlutverk sem framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar að setja reglur um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila, sbr. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Reglurnar kveða á um það hvernig afhendingarskyldir aðilar sem falla undir stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga skuli haga skjalavörslu og skjalastjórn, hvernig skuli haga frágangi og afhendingu á skjala- og gagnasöfnum til opinberra skjalasafna og um varðveislu og förgun skjala. Samkvæmt 3. mgr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn er afhendingarskyldum aðilum skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli laganna.

Öllum skjalamyndurum sveitarfélaga, sbr. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn er skylt að fylgja þessum reglum.

Reglur um skjalavörslu og skjalastjórn

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga

Gildandi reglur um skjalavörslu og skjalastjórn

• Reglur um eyðingu prófúrlausna og metinna námsmatsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum (nr. 913/2021)
• Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila (nr. 877/2020).
• Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila (nr. 331/2020).
• Reglur um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila (nr. 85/2018).
• Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjalasafna afhendingarskyldra aðila (nr. 573/2015).
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla afhendingarskyldra aðila (nr. 572/2015).
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila (nr. 571/2015).
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila (nr. 100/2014).
• Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra (nr. 627/2010).

Aðrar leiðbeiningar sem Þjóðskjalasafn hefur gefið út

Sameining ríkisstofnana, færsla verkefna, niðurlagning og einkavæðing ríkisaðila. Leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu (2021).
Þegar breytingar eru fyrirhugaðar á afhendingarskyldum aðilum ríkisins, s.s. tilfærsla verkefna, niðurlagning eða einkavæðing er nauðsynlegt að huga að skjalamálum.

Meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta (2022)
Mikilvægt er að meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta sé eftir ákveðnum ferlum og að tryggt sé að tölvupóstar sem varða mál sem eru til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og varða starfsemi þeirra séu skráðir og varðveittir á skipulegan hátt.

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (2010).
Leiðbeiningar um skjalavörslu sveitarfélaga eru í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga sem gefin var út árið 2010.