Móttaka tilkynninga um rafræn gagnasöfn sem verða til í stjórnsýslu Reykjavíkurborgar
Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að tilkynna öll rafræn gagnasöfn sem þeir nota til opinbers skjalasafns, sbr. reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.
Frá og með 1. janúar 2024 afhenda stofnanir og stjórnsýsla Reykjavíkurborgar rafræn gögn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um rafræn skil afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.
Tilkynning rafræns gagnasafns
Ákvæði um tilkynningu rafrænna gagnasafna er til þess að Þjóðskjalasafn geti metið og í framhaldinu úrskurðað hvort og hvaða upplýsingar sem eru geymdar í rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila skuli afhenda til langtímavarðveislu. Ef Þjóðskjalasafn metur upplýsingar í rafrænu gagnasafni vera varðveisluverðar til lengri tíma skulu þær afhentar samkvæmt reglum um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.
Tilkynna skal rafræn gagnasöfn að minnsta kosti þremur mánuðum áður en þau eru tekin í notkun. Ef rafrænt gagnasafn hefur þegar verið tekið í notkun skal tilkynna það eins fljótt og auðið er.
Þjóðskjalasafn Íslands tekur formlega við móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn í gegnum tilkynningarform á island.is.
Á þetta við öll gagnasöfn s.s. kerfi eins og t.d. mála- og skjalavistunarkerfi, vefgáttir eða gagnagrunna.
https://island.is/rafraent-gagnasafn
Sá sem tilkynnir rafræna gagnasafnið smellir á bláa hnappinn "Tilkynna" og skráir sig inn með sínum rafrænum skilríkjum og þá opnast ný umsókn á síðunni sem kemur upp. Þar er skráð í upphafi fyrir hvaða stofnun verið er að tilkynna viðkomandi gagnasafn.
Ef ekki næst að klára tilkynninguna þá vistast hún þegar tilkynnandi skráir sig út en sá getur haldið áfram þar sem frá var horfið síðar með því að skrá sig inn á síðuna aftur.
Í framhaldinu er mikilvægt að öll gagnasöfn sem nú þegar eru í notkun hjá stofnunum borgarinnar séu tilkynnt til Þjóðskjalasafns sem allra fyrst til að hægt sé að meta varðveislugildi þeirra gagna sem þau geyma.
Það sama gildir um öll ný gagnasöfn sem taka á upp innan borgarinnar en reglan er sú að tilkynna þarf þau 3 mánuðum áður en að þau eru tekin í notkun.
Jafnframt er afar nauðsynlegt að sett séu skilyrði í útboðsgögn borgarinnar fyrir ný gagnasöfn að hægt sé að skila vörsluútgáfu úr þeim til að meta og tryggja langtímavarðveislu þeirra gagna sem kerfin munu geyma.
Með hverri tilkynningu er skilyrði að þeim fylgi eftirfarandi gögn:
- Notendahandbók – Verklagsreglur stofnunar um notkun kerfisins og skráningu í það
- Málalykill viðkomandi stofnunar
- Tæknileg gögn - Lýsing á gagnauppbyggingu kerfisins
Þegar tilkynning hefur borist til Þjóðskalasafns fer hún í samþykktarferli. Þegar að tilkynning um rafrænt gagnasafn hefur verið yfirfarin er hún formlega afgreidd með ákvörðun frá Þjóðskjalasafni.
Þegar rafrænt gagnasafn er tilkynnt til Þjóðskjalasafns þá er einnig verið að samþykkja verklagsreglur hjá afhendingarskylda aðilanum. Því er mikilvægt að sá aðili:
- Uppfylli reglur um skjalavörslu og skjalastjórn
- Fari eftir notendahandbók
- Hafi öll lýsigögn í lagi
- Tryggi að eingöngu séu notuð samþykkt skráarsnið
- Tryggi að engin dulkóðuð eða þjöppuð gögn séu í kerfinu s.s. með aðgangsstýringum eða samþjöppuðum skrám sem dæmi.
Tilgangurinn með þessum reglum er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna sem vista skal til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um ókomna framtíð. Til þess er gerð sérstök vörsluútgáfu úr kerfi/gagnasafni viðkomandi afhendingaraðila.
Það skal tekið fram að Þjóðskjalasafn Íslands vottar ekki að ákveðin rafræn gagnasöfn framleiðenda/söluaðila uppfylli framangreindar reglur. Notkun rafrænna gagnasafna er heimiluð hjá hverjum skjalamyndara fyrir sig á grundvelli þeirra upplýsinga sem viðkomandi skjalamyndari gefur um notkun hvers kerfis/safns þegar það er tilkynnt til Þjóðskjalasafns. Afhendingarskyldur aðili ber einnig kostnað við gerð vörsluútgáfa.
Afhendingarskyldir aðilar til Þjóðskjalasafns verða að fylgja reglum þess hvað þetta varðar. Þetta á við sama hvort varðveita á gögnin rafrænt, prenta þau út eða sækja um grisjun þegar að hagnýtu gildi þeirra er lokið.
Reglur og leiðbeiningar.
Reglur
Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila (nr. 877/2020).
Leiðbeiningar
Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila (2010).
Rafrænar skrár og gagnagrunnar. Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila (2010).