Borgarskjalasafn tekur Hlöðuna í notkun

Upplýsingastjórnunarkerfið sem Þjónustu- og nýsköpunarsvið Reykjavíkur hefur fengið samþykkt til langtímavarðveislu hefur hlotið nafnið Hlaðan og er byggt á  GoPro Foris 1.9 frá Hugvit hf. Kerfið var innleitt hjá Þjónustu- og nýsköpunarsviði og Fjármála- og áhættustýringarsviði  Reykjavíkurborgar þann 8. júní sl. Stefnt er að því að öll stjórnsýsla og svið borgarinnar innleiði Hlöðuna á næstu mánuðum.

Undirbúningur rafrænnar langtímavarðveislu hjá Reykjavíkurborg hefur staðið yfir í langan tíma, allt frá því að samþykkt var skjalastefna fyrir Reykjavíkurborg þann 10. september 2015 og stefnt að rafrænni langtímavarðveislu skjala. Vendipunktur varð þann 22. desember 2016 þegar borgarráð samþykkti að Borgarskjalasafn myndi hefja undirbúning langtímavarðveislu rafrænna gagna borgarinnar skv. reglum um vörsluútgáfu rafrænna gagna. Borgarstjóri skipaði starfshóp um undirbúning og innleiðingu rafrænnar langtímavarðveislu skjala Reykjavíkurborgar þann 13. janúar 2017 og skilaði hópurinn skýrslu til borgarstjóra 15. apríl 2019.

Reykjavíkurborg gerði samning 14. apríl  2020 við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA),  um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. NEA er samstarfsvettvangur 29 sveitarfélaga í Danmörku, sem Borgarskjalasafnið í Kaupmannahöfn stýrir. Þetta samstarfsverkefni milli Reykjavíkurborgar og dönsku sveitafélaganna er til reynslu en samningurinn gildir til ársloka 2020. Stefnt að því að hann verði framlengdur að þeim tíma liðnum.  Borgarskjalasafn Reykjavíkur hefur þannig aðgang að þjónustu og ráðgjöf frá NEA. 

Ferlið við móttöku og varðveislu rafrænna gagna er í samræmi við reglur sem Þjóðskjalasafn Íslands hefur sett um varðveislu og afhendingu gagna. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um ókomna framtíð. Fyrsta vörsluútgáfan úr Hlöðunni er væntanleg til Borgarskjalasafnsins haustið 2022.

Borgarskjalasafn Reykjavíkur hefur fengið nú þegar sendar á þriðja tug tilkynninga um skjalavistunar-og gagnakerfi, frá sviðum borgarinnar og öðrum afhendingarskyldum aðilum. Nýir starfsmenn hafa verið ráðnir til safnsins til að veita ráðgjöf um rafræna langtímavörslu til afhendingarskyldra aðila, yfirfara tilkynningar og sinna auknum verkefnum vegna þeirra.

Samþykkt fyrsta kerfis aðila hjá Reykjavíkurborg er stór áfangi hjá Borgarskjalasafni þar sem varðveisla skjala verður rafræn, sem er umhverfisvænna og ódýrara þegar til lengri tíma er litið.

Með þessu skrefi hefur Reykjavíkurborg tekið forystu á sviði skjalastjórnar, hvað rafræna stjórnsýslu og langtímavörslu rafrænna gagna varðar.