Borgarskjalavörður hefur heimild til að loka skjölum í 110 ár

Í ársbyrjun 2013 sendi borgarskjalavörður fyrirspurn til forsætisráðherra varðandi túlkun á ákvæðum 36. gr. nýsamþykktra upplýsingalaga nr. 140/2012.

Borgarskjalavörður benti á að ákveðið ósamræmi væri í texta laganna þannig að héraðsskjalasafna og héraðsskjalavarða væri ekki ávallt getið þegar kveðið væri á um skyldur við veitingu og synjun aðgangs að skjölum, aðeins Þjóðskjalasafns og þjóðskjalavarðar. Meðal annars kom fram í bréfi hennar að í f. lið 2. kafla 36. gr. laganna komi fram:

    ,,Við lögin bætis ný grein, sem verður 9. gr. c, svohljóðandi:

„Þegar sérstaklega stendur á getur þjóðskjalavörður ákveðið að synja um aðgang að skjali sem er yngra en 110 ára, svo sem þegar það hefur að geyma upplýsingar um einkamálefni einstaklings sem enn er á lífi.“  

Hvorki kemur fram í lögunum eða greinargerð með frumvarpi hvort eingöngu þjóðskjalavörður geti synjað um aðgang eða einnig héraðsskjalaverðir. Kallað var eftir skýringum forsætisráðherra á ofangreindum lið og hvort ástæða væri til að breyta lögunum þannig að þau verði skýrari fyrir almenning. Þess má geta að héraðsskjalasöfnin varðveita töluvert af skjölum um viðkvæm málefni einstaklinga, svo sem um fósturmál og fleira.

Forsætisráðuneytið sendi bréf borgarskjalavarðar til umsagnar mennta- og menningarmálaráðuneytis og kemur fram í umsögn þess að ,,Það er ljóst að það hefur ekki verið ætlun löggjafans að skipa aðrar reglur um aðgengi að skjölum hjá Þjóðskjalasafni en hjá héraðsskjalasöfnum, enda væri slíkt andstætt jafnræðisreglum laga. " Telur ráðuneytið að þetta misræmi í texta ætti ekki að valda misskilningi fyrir starfsfólk héraðsskjalasafna um heimildir þeirra til að veita aðganga að skjölum. Þá er í niðurstöðum ráðuneytanna vísað til 10. grein reglugerðar um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 en þar segir: „Héraðsskjalavörður skal fylgja sömu reglum og gilda í Þjóðskjalasafni um aðgang að skjölum og meðferð skjala í lestrarsal.“  

Grein 9. c í lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands gildir því skv. umsögnum ráðuneytanna einnig um héraðsskjalaverði: „Þegar sérstaklega stendur á getur þjóðskjalavörður ákveðið að synja um aðgang að skjali sem er yngra en 110 ára, svo sem þegar það hefur að geyma upplýsingar um einkamálefni einstaklings sem enn er á lífi.“

Borgarskjalaverði og öðrum héraðsskjalavörðum er því heimilt að synja um aðgang að skjali sem er eldra en 80 ára en yngra en 110 ára þegar það hefur að geyma upplýsingar um einkamálefni einstaklings sem er á lífi.

Ekki hefur ennþá verið mótuð stefna hvernig og við hvaða aðstæður eiga að beita þessu ákvæði, en ljóst er að því verður eingöngu beitt í undantekningartilvikum.

Þess má geta að þegar í athugasemdum við frumvarp til umræddra lagabreytinga vakti borgarskjalavörður athygli á ósamræmi lagatextans að þessu leyti. Ekki leiddi það til breytinga löggjafans á texta frumvarpsins.