Borgarskjalavörður heiðursfélagi á 25 ára afmæli Félags um skjalastjórn

Föstudaginn 6. desember 2013 hélt Félag um skjalastjórn upp á 25 ára afmæli sitt en félagið var stofnað þann dag árið 1988. Stofnfélagar voru 57 talsins en félagsmenn eru nú yfir 250.

Markmið Félags um skjalastjórn er að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum; ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra á milli. Félagið stendur fyrir námstefnum og fræðslufundum um ýmsa þætti skjalastjórnar. Aðild að félaginu er opin öllum þeim sem eru hlynntir markmiðum félagsins.

Félagið hélt sérstaka afmælis ráðstefnu 11. október sl. undir heitinu Rafræn framtíð. Á fyrri hluta hennar voru spjallborð þar sem þátttakendur gátu valið um efni. Eftir hádegi voru  fyrirlestrar um skjalamál í breyttu umhverfi. Þar var skoðað hvernig rafræn framtíð snúi að skjalastjórn og þeim sem sjá um skjalamál í fyrirtækjum og stofnunum. Þá lýstu fyrirlesarar  hvernig rafrænt umhverfi hefur áhrif á ýmsa þætti skjalastjórnar.

Félag um skjalastjórn fagnaði 25 ára afmæli sínu föstudaginn 6. desember. Af því tilefni var blásið til afmælisfagnaðar í Iðnó. Afar góð og notaleg stemming var og dagskrá létt og skemmtileg. Formaður afmælisnefndar Guðrún B. Guðmundsdóttir ávarpaði gesti og síðan tók Eva Ósk Ármannsdóttir formaður Félags um skjalastjórn við og sagði frá því að nú yrðu Kristín Ólafsdóttir og Svanhildur Bogadóttir gerðar að heiðursfélögum. Bergur Ebbi Benediktsson lögfræðingur flutti hugleiðingar um skjalamál og Páll Eyjólfsson lék á gítar. Margt var um manninn í afmælisfagnaðinum.

Þær Kristín Ólafsdóttir, skjala- og upplýsingastjóri velferðarráðuneytis og Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður voru gerðar að heiðursfélögum fyrir frumkvöðlastarf við stofnun Félags um skjalastjórn og starf við skjalamál síðastliðin 25 ár. Fyrri heiðursfélagar voru Guðrún Gísladóttir, Kristín H. Pétursdóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir. Þær Kristín og Svanhildur fluttu báðar ávarp um þær breytingar sem hefðu orðið á skjalamálum síðastliðin 25 ár og upphaf félagsins. Sjá má punkta frá ávarpi Svanhildar hér fyrir neðan.

Slóðin á vef Félags um skjalastjórn er www.irma.is

 Borgarskjalasafn óskar Félagi um skjalastjórn og félagsmönnum þess innilega til hamingju með 25 ára afmli félagins og það öfluga starf sem það hefur staðið fyrir.

----------------------

Félag um skjalastjórn 25 ára 6. des. 2013

Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður - ávarp

Breytingar á síðastliðnum 25 árum

Ágætu félagar.

Ég vil þakka fyrir heiðurinn sem ég lít jafnfram á sem viðurkenningu á því starfi sem við hjá Borgarskjalasafni höfum unnið að síðustu 25 ár.

Ég kom inn í skjalageirann á Íslandi haustið 1987 þegar ég var ráðin borgarskjalavörður (skipuð 1988). Ég var þá nýkomin úr námi í Bandaríkjunum í sagnfræði og stjórnun skjalasafna. Í Bandaríkjunum hafði ég verið félagi í Félagi skjalfræðinga – Society of American Archivists og hitt reglulega skjalaverði í New York borg og víðar. Á Borgarskjalasafni var ég eini starfsmaðurinn í fullu starfi og upplifði mig stundum svolítið einangraða og eina. Mér fannst mikið vanta á þekkingu stjórnanda á að skipulögð skjalastjórn væri forsenda þess að skjöl varðveittust til framtíðar. Þá var lítil fræðsla í boði á Íslandi um skjalavörslu og skjalastjórn. Enginn vettvangur eða félag var til staðar til þess að hittast og efla samvinnu þeirra sem störfuðu við fagið. Umsjónarmenn skjalamála í stofnunum og fyrirtækjum voru oft einangraðir og höfðu lítil tengsl sín á milli. Sama var að segja um starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalaverði og lítil sem engin samskipti þar á milli. Fá rit voru til um skjalavörslu nema kver forvera mín Jóns E. Böðvarssonar um skjalavörslu sveitarfélaga og bréfalykla og kennslubók Þórunnar Felixdóttur.

Skjöl komu oft á Borgarskjalasafnið illa flokkuð og stundum í svörtum ruslapokum eða bananakössum þegar verst var. Ljóst var að fræðsla væri forsenda þess tryggja varðveislu á skjölum og að þau kæmu betur frágengin til okkar.

Það var því kærkomið þegar Kristín H. Pétursdóttir, forstöðumaður skjalasafns Landsbankans bauð mér að koma og hitta nokkrar konur sem hefðu áhuga á að vinna að framgangi skjalastjórnar hér á landi. Þessi hópur varð að kraftmiklum kjarna sem hóf að undirbúa fræðslu um skjalastjórn, meðal annars að fá þekktan fyrirlesara um skjalastjórn frá Bandaríkjunum. Hópurinn kallaði sig Áhugahóp um skjalastjórn.

Síðan sama ár hóf Áhugahópurinn að undirbúa stofnun Félags um skjalastjórn, semja lög og boða til stofnfundar sem haldinn var 6. desember 1988. Margir spáðu því að félagið yrði ekki langlíft og í fyrstu var ákveðinn rígur milli þeirra sem voru í skjalavörslunni annars vegar og hins vegar starfsmanna á skjalasöfnunum. Sumum fannst að sagnfræðingurinn væri að svíkja lit með því að starfa með bókasafnsfræðingunum.

En tímarnir hafa breyst. Félagið lifði og dafnaði og hefur náð markmiði sínu að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum og sömuleiðis að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra á milli. Sem einn af stofnunum félagsins er ég ánægð með hversu öflugt félagið hefur verið alla tíð.

Á síðustu 25 árum hafa komið fram ný lög og reglugerðir sem tengjast skjalamálum og má þar til dæmis minnast á upplýsingalög, stjórnsýslulög og ekki síður lög um Þjóðskjalasafn Íslands frá 1985 sem höfðu mikil áhrif. Þá hefur samstarf milli Þjóðskjalasafns og héraðsskjalasafna aukist frá því áður var og héraðsskjalaverðir stofnuðu með sér félag árið 2009 sem hefur staðið fyrir margvíslegri fræðslu, bæði fyrir starfsmenn safnanna og fyrir skjalastjóra sveitarfélaga.

Hjá Reykjavíkurborg er sömuleiðis hægt að sjá árangur af fræðslu Borgarskjalasafns og fjölgun menntaðra skjalastjóra. Skjalavarsla fer batnandi, fleiri eru með samþykktar skjalavistunaráætlanir og skjalamálin í föstum skorðum og við fáum ekki lengur skjöl í svörtum ruslapokum.

Skjala- og upplýsingastjórn er orðin hluti af rekstrarumhverfi bæði opinberra stofnana og einkafyrirtækja og viðurkennd sem eitt af verkfærum gæðastjórnunar. Skjalastjórar verða sífellt betur menntaðar og tilbúnir til að takast á við breytt umhverfi. Uppbygging á námi í skjalastjórn við Háskóla Íslands hefur haft þar mikið að setja. Kannanir sem Þjóðskjalasafns Íslands gerði á síðasta ári og Borgarskjalasafn Reykjavík gerði á þessu ári sýna að skjalamálin eru öll í betra horfi þar sem sérstakur skjalastjóri er starfandi.

Nú þegar fleiri og fleiri fikra sig yfir í rafræna langtímavörslu er vönduð skjalastjórn forsenda hennar sem og gott samstarf milli skjalastjóra og opinberu skjalasafnanna.

Ég vil óska Félagi um skjalastjórn og öllum félagsmönnum til hamingju með 25 ára afmælið og ég vona að félagið haldi áfram að vaxa og eflast!

Takk !