Fjölmennur fræðslufundur um skjalaflokkunarkerfi og fundur héraðsskjalavarða

Metþátttaka var á fræðslufundi um skjalaflokkunarkerfi sem Borgaskjalasafn Reykjavíkur ásamt fleiri aðilum stóð fyrir síðastliðin þriðjudag. Um 130 manns sóttu fundinn, sem þótti heppnast í alla staði vel. Fluttir voru fyrirlestrar og fóru fram umræður um það sem efst er á baugi í skjalamálum.

Pétur G. Kristjánsson skjalavörður frá Þjóðskjalasafni Íslands flutti fyrirlestur um áherslur Þjóðskjalasafns við gerð bréfalykla. Inga Dís Karlsdóttir frá Félagi um skjalastjórn sagði frá skjalaflokkun á grundvelli ISO-15489-1:2001 staðalsins. Sólveig Magnúsdóttir frá Lykli félagi skjalastjóra hjá sveitarfélögunum, fjallaði um samræmdan skjalalykil fyrir sveitarfélög og Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörður í Kópavogi flutti stutta tölu um meginatriði bréfalykla og fjallaði um ábyrðarhlutverk héraðsskjalasafna.

Að loknum fyrirlestrum fóru fram umræður og komu fram ólík sjónarmið líkt og í fyrirlestrunum. Niðurstaða fundarins var sú að auka þyrfti samvinnu allra þeirra sem koma að skjalamálum, hvort sem þeir starfa hjá hinu opinbera eða einkafyrirtækjum. Enda ljóst að tryggja þarf með óyggjandi hætti skráningu og varðveislu skjala þjóðarinnar fyrir komandi kynslóðir.

Samhliða fræðslufundinum hélt Borgarskjalasafn Reykjavíkur tveggja daga fund með héraðsskjalavörðum og starfsmönnum héraðsskjalasafna og var þetta í fyrsta sinn sem þessir aðilar hittust sérstaklega. Flest héraðsskjalasöfnin áttu fulltrúa á fundinum. Á fundinum var einkum rætt um skjalastjórn sveitarfélaganna og ábyrgð héraðsskjalavarðanna í því efni. Ennfremur var rætt um mikilvægi þess að koma á auknu samstarfi milli héraðsskjalasafnanna annarsvegar og hins vegar milli þeirra og Þjóðskjalasafns Íslands. Í lok fundarins flutti Róbert R. Spanó prófessor í lögfræði við Háskóla Íslands mjög áhugaverðan fyrirlestur um aðgengi að skjölum í vörslu héraðsskjalasafnanna.

Almenn ánægja var með framtak Borgarskjalasafns og er það von að þessir fundir verði til þess að auka samvinnu og samstarf þeirra fjölmörgu aðila sem sinna skjalavörslu í landinu. Starfsmenn Borgarskjalasafns vonast til að þessir fundir verði upphafið að frekara fræðslustarfi safnsins í skjalastjórn.