Formleg móttaka tilkynninga um rafræn gagnakerfi hafin

Borgarskjalasafn Reykjavíkur hefur nú hafið formlega móttöku tilkynninga um rafræn gagnakerfi. Í framhaldinu er mikilvægt að öll kerfi sem nú þegar eru í notkun hjá stofnunum borgarinnar séu tilkynnt til safnsins sem fyrst.

Það sama gildir um öll ný kerfi sem taka á upp innan borgarinnar en reglan er sú að tilkynna þarf þau 3 mánuðum áður en að þau eru tekin í notkun.

Jafnframt er afar nauðsynlegt að sett séu skilyrði í útboðsgögn borgarinnar fyrir ný gagnakerfi að hægt sé að skila vörsluútgáfu úr þeim til að tryggja langtímavarðveislu þeirra gagna sem kerfin munu geyma.

Afhendingarskyldir aðilar til Borgarskjalasafns verða að fylgja neðantöldum reglum Þjóðskjalasafns Íslands. Þetta á við sama hvort varðveita á gögnin rafræn, prenta þau út eða sækja um grisjun þegar að hagnýtu gildi þeirra er lokið.

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um rafræn gagnakerfi afhendingarskyldra aðila og tilkynningar um þau til Borgarskjalasafns Reykjavíkur

Nýjar reglur nr. 877/2020 tóku gildi 1. október 2020. Þær má finna hér:

Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.

Reglurnar voru settar á grundvelli 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og voru staðfestar af ráðherra 25. ágúst 2020.  Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila, nr. 624/2010, og reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila, nr. 625/2010, falla úr gildi frá sama tíma.

Reglur 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum úr rafrænum gagnakerfum eru eftirfarandi:

1. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila (nr. 100/2014).

Um tvenns konar fyrirkomulag er að ræða þegar kemur að því að tilkynna gagnakerfi til Borgarskjalasafns.

Annars vegar tilkynning á rafrænu skjalavörslukerfi en þá þarf að skila með henni eftirfarandi gögnum:

Hins vegar ef send er inn tilkynning vegna rafrænna skráa eða gagnagrunna.

Þegar tilkynning hefur borist til safnsins fer hún í samþykktarferli. Fram að því að tilkynning um rafrænt gagnakerfi hefur verið samþykkt ber aðilum að prenta út gögn úr kerfunum og vista í málasafni viðkomandi starfsstöðvar. 

Þegar rafrænt gagnakerfi er tilkynnt til Borgarskjalasafns þá er verið að samþykkja verklagsreglur hjá afhendingarskyldum aðila. Því er mikilvægt að sá aðili:

Tilgangurinn með þessum reglum er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna sem vista til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um alla framtíð. Til þess er gerð sérstök vörsluútgáfu úr kerfi viðkomandi afhendingaraðila.

Það skal tekið fram að Borgarskjalasafn Reykjavíkur vottar ekki að ákveðin skjalavörslukerfi framleiðenda/söluaðila uppfylli framangreindar reglur. Notkun skjalavörslukerfa er heimiluð hjá hverjum skjalamyndara fyrir sig á grundvelli þeirra upplýsinga sem viðkomandi skjalamyndari gefur um notkun kerfis þegar það er tilkynnt til Borgarskjalasafns. Hann ber einnig kostnað við gerð vörsluútgáfa.

Eyðublað Borgarskjalasafns - Tilkynning um rafrænt mála- og skjalavistunarkerfi

Eyðublað Borgarskjalasafns - Tilkynning um skrá /gagnarunn

Leiðbeiningar Þjóðskjalasafns Íslands:

Með reglum Þjóðskjalasafns eru leiðbeiningar sem hægt hægt að nálgast þær hér:

1. Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila.

2. Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila.

Nánari upplýsingar má finna á vef Þjóðskjalasafns Íslands: https://skjalasafn.is/rafraen_skjalavarsla

Ef frekari upplýsinga er óskað frá starfsmönnum Borgarskjalasafns skal senda fyrirspurn á netfangið borgarskjalasafn@reykjavik.is