Fræðslufundur um ný upplýsingalög

Í dag fór fram fræðslufundur á vegum Félags héraðsskjalavarða í samvinnu við Reykjavíkurborg fyrir starfsmenn héraðsskjalasafna um ný upplýsingalög nr. 140/2012. Fræðslufundurinn var haldinn á Borgarskjalasafni Reykjavíkur og voru þrettán starfsmenn héraðsskjalasafna á staðnum og níu tengdust fundinum símleiðis.

Elín Ósk Helgadóttir héraðsdómslögmaður á skrifstofu borgarlögmanns og fyrrum ritari úrskurðarnefndar um upplýsingamál kynnti helstu breytingar á upplýsingalögum og lögum um Þjóðskjalasafn Íslands.  Þá var fjallað um áhrif þeirra á skjalavörslu sveitarfélaga og afgreiðslu fyrirspurna á héraðsskjalasöfnunum og spurningum fundarmanna svarað.

Á fundinum voru Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður og átta aðrir starfsmenn Borgarskjalasafns Reykjavíkur, Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörður í Kópavogi og tveir aðrir fulltrúar frá Héraðsskjalasafni Kópavogs, Jóhanna Skúladóttir héraðsskjalavörður Borgarness og í síma voru Birna Mjöll Sigurðardóttir héraðsskjalavörður Mosfellsbæjar, Erla Dís Sigurjónsdóttir héraðsskjalavörður Akraness, Guðmundur Sveinsson héraðsskjalavörður Neskaupsstaðar, Sigurður Örn Hannesson  héraðsskjalavörður Austur-Skaftafellssýslu, Þorsteinn Tryggvi Másson héraðsskjalavörður Árnesinga, Jóna Símonía Bjarnadóttir héraðsskjalavörður Ísfirðinga, Unnar Ingvarsson héraðsskjalavörður Skagfirðinga, Aðalbjörg Sigmarsdóttir héraðsskjalavörður Akureyringa og Snorri Guðjón Sigurðsson héraðsskjalavörður Þingeyinga.

Nýju upplýsingalögin tóku að mestu gildi 28. desember 2012 en sum ákvæði þeirra taka ekki gildi fyrr en 28. júní 2013. Lögin auka nokkuð upplýsingarétt almennings og skerpa á ýmsum atriðum sem áður voru óljós. Í þeim er lögð sú meginregla að aðgangur að upplýsingum skuli vera heimilaður nema hann sé takmarkaður sérstaklega t.d. vegna ákvæða um þagnarskyldu og vernd persónuupplýsinga. Aukning er á skráningarskyldu skilaskyldra aðila og fleiri aðilar eru nú skilaskyldir til héraðskjalasafna en í eldri upplýsingalögum. Í nýjum upplýsingalögum er mælst til þess að stjórnvöld leitist við að birta gögn umfram skyldu og er því um að ræða töluverða réttarbót fyrir almenning.

Ákveðið vandamál skapaðist þó fyrir héraðsskjalasöfnin við gildistöku þeirra því þau að þurfa nú að afgreiða skjöl skv. upplýsingalögum ef þau hafa ekki náð 30 ára aldri og skv. lögum um Þjóðskjalasafn ef skjölin eru orðin 30 ára, auk annarra laga. Þetta gerir það að verkum að flóknara er fyrir almenning að vita á grundvelli hvaða laga eigi að leita eftir skjölum og erfiðra er að átta sig á því að mismunandi lög gilda um aðgang að skjölum eftir aldri. Rétt er að benda á að ef almenningur er í vafa um hvort hægt sé að fá aðgang að skjölum bera stjórnvöld og þar með talin héraðsskjalasöfn skyldu til að leiðbeina í þeim efnum.

Líflegar umræður sköpuðust um efnið að erindi Elínar Óskar loknu og var almenn ánægja með fræðslufundinn.