Þjóðskjalasafn setur nýjar reglur um afhendingu á rafrænum gögnum

Þann 1. febrúar sl. tóku gildi nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Með gildistökunni falla úr gildi reglur nr. 626 frá 30. júní 2010 um afhendingu á vörsluútgáfum. Nýju reglurnar má nálgast hér:

Helstu breytingar frá eldri reglum eru þær að notkun á XML-lyklaskrám eru undirstaða í nýju reglunum og skal gögnum sem afhent eru í vörsluútgáfum skipað eftir þeim. Þá eiga textaskjöl að vera skv. Unicode táknuninni UTF-8. Áfram skal afhenda myndir af skjölum skv. staðlinum Tiff 6.0 baseline en einnig er kynntur til sögunnar staðallinn JPEG-2000 sem einkum skal nota fyrir myndir af stórum skjölum, s.s. teikningum og kortum.

Með nýju reglunum er nú jafnframt hægt að taka við gögnum úr rafrænum landupplýsingakerfum (GIS). Notast er við dönsku útgáfuna af GML-staðlinum ISO-19136 til langtímavarðveislu slíkra gagna. Að lokum tryggja nýju reglurnar betur að nauðsynleg lýsigögn fylgi hverri afhendingu af rafrænum gögnum sem auðveldar notkun þeirra til framtíðar.

Árið 2009 setti Þjóðskjalasafn Íslands reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Þær voru birtar í Stjórnartíðindum árið 2010. Reglurnar byggjast á aðferðafræði danska ríkisskjalasafnsins við langtímavörslu rafrænna gagna afhendingarskyldra aðila. 

Reykjavíkurborg hefur enn ekki tekið ákvörðun um að hefja rafræna langtímavörslu skjala og því ber öllum borgarstofnunum, sviðum, skrifstofum og fyrirtækjum í eigu Reykjavíkurborgar að prenta út öll skjöl sem hafa varðveislugildi.